Son muchos los factores que influyen en la buena consecución
de un evento, pero hay uno que no debe faltar nunca: la previsión. Ensayos,
pruebas, check lists… no se debe sobreestimar la capacidad de la Ley de Murphy.
En el post de hoy, os damos una serie de consejos básicos
aplicables a todo tipo de eventos, desde un congreso con 800 personas hasta una
cóctel de 20 o una rueda de prensa con 10 asistentes.
La lista de los imprescindibles:
1. Vísteme despacio que tengo prisa. Reunión de
organización.
Ya sea porque la decisión se ha tomado con poco
tiempo o porque la agenda echa humo desde hace semanas, no se suele contar con
demasiado tiempo para la organización del evento. En cualquier caso, es
sumamente importante examinar el briefing para fijar los aspectos generales de
la cita, tener claro el presupuesto, realizar la lista previa de necesidades y
el reparto de responsabilidades. Reunir al equipo y plantear el evento de lo
general a lo particular ahorrará tiempo y optimizará esfuerzos.
2.
Dinero ahorrado, dos veces ganado.
Presupuestos.
Contar con una buena cartera de posibles
colaboradores con anterioridad puede ser muy útil para este paso, porque se
tendrán localizados los que mejor encajan con el briefing. Pide los
presupuestos que estimes necesarios y toma la decisión con todos sobre la mesa.
Las ideas pueden ser infinitas pero la única ecuación válida para el éxito es
presupuesto + briefing.
3.
Más vale copa en mano que bodega en retrato.
Proveedores.
A lo largo de los años, cada uno va forjando su red
de colaboradores. Aquellos que se han ganado tu confianza y de los que conoces
bien el producto. Pero en este negocio hay que saber innovar, sorprender con
nuevas ideas. En este caso, pide siempre prueba, visita los espacios, escucha a
un grupo en directo… La mayoría de las veces, la sorpresa será buena pero
siempre es mejor llevársela uno primero.
4.
La disciplina es la parte más importante del
éxito. Coordinación.
Ya hemos dado todos los pasos previos. De ellos
dependerá que nuestro evento concuerde con lo que nuestro cliente nos solicita.
Pero lo que llega es, cuanto menos, inquietante. Tenemos a un número X de
empresas que nos darán un servicio, día y hora concretos, y necesitamos que
todo fluya como si hubiera sido así desde el principio de los tiempos. Pregunta
a cada proveedor sus necesidades: tiempo de montaje/producción, necesidades
técnicas, plano (si fuera necesario), etc. Una tabla excel siempre ayuda en
este momento.
5.
Hombre precavido vale por dos. Antelación.
Nuestro consejo, en la medida de lo posible, es tener
todo montado con un día de antelación. La famosa check list que se ha ido
actualizando día a día se comprobará de la A a la Z en este momento. El día del
evento, sea de mañana o tarde, es recomendable dejarlo para todos los
imprevistos que seguro surgirán y para los ensayos con los protagonistas
(presentador, oradores, etc.).
6.
Un jugador gana un partido; el equipo,
el campeonato. Equipo.
Todos los responsables deben tener clara su función y
una visión general del evento, de manera que durante el mismo cualquiera pueda
responder una pregunta del cliente o arreglar un problema inesperado. Y, sobre todo,
se deben guardar las formas y estar tranquilos. No hay nada que no se pueda
arreglar y no hay que perder de vista que cada uno es una pieza más del evento.
Desde luego, no están todos los pasos que son
para organizar un evento pero son todos los que están. En
próximos post ampliaremos esta lista con nuevos indispensables y algunos
prescindibles que puedan seros útiles.
Imágenes: Inerzia, Marketinguerrilla, Orientaonline, Geopyme
